Oфисный сотрудник теряет 5 лет своей жизни

   В соответствии с независимыми исследованиями внутренних офисных и рабочих коммуникаций, выполненных Plantronics, европейские менеджеры проводят минимум два часа в день на работу с электронными сообщениями. То есть фактически они тратят 5 лет жизни на разбор почты.
   В соответствии с опросом более чем 180 топ-менеджеров, который был выполнен Henley Management College, три с половиной года рабочей жизни, потраченной на email, являются непродуктивной тратой времени, в то время как 32% прочитанных и отосланных сообщений являются полностью неуместными.
   Исследования Plantronics продемонстрировали, что сейчас наблюдается вспышка в email-трафике, поскольку каждое сообщение генерирует цепь от четырех до шести дополнительных писем, которые поступают в ваш почтовый ящик. Расширенное использование email, особенно для внутренних трансакций, применяется менеджерами в качестве альтернативы очному или телефонному общению, при этом email увеличивает длительность принятия решений.
   В то же время анализ показал, что, при условии эффективного использования, электронная почта может улучшить обработку и обмен информацией, а также поддержать принятие решений. Однако при неправильном использовании она может создать безликую среду, уменьшить способность личности действовать и подчеркнуть позицию, которую отстаивает данный сотрудник. В противоположность, переговоры по телефону, как оказалось, прекращают дальнейшую генерацию множества писем, часто проясняют задачи и ускоряют принятие решений.
   Есть также дополнительные преимущества в телефонных переговорах. Использование телефона с беспроводным хэдсэтом повышают продуктивность на 23%, позволяя пользователям выполнять несколько задач и более эффективно концентрироваться, сообщает ITUA.info.
   Однако, несмотря на доказанную эффективность телефона как коммуникационного средства, исследование показало, что сотрудники редко поднимают телефон, обсуждая комплексные задачи с большой аудиторией. Только 43% менеджеров, которые приняли участие в исследовании, ощутили, что лишь около 10% переданных электронных сообщений четко передают вложенную мысль, таким образом, все остальные письма лишь пополняют общее количество спама.
   Время, потраченное на email, также имеет социальное значение, поскольку работники меньше общаются друг с другом. Там, где разговоры по телефону реально усиливают отношения, использование электронной почты только ослабляет их.
   Подход к работе ‘в любое время, в любом месте’, воплощенный в жизнь благодаря информационно-коммуникационным технологиям (ИКТ), имеет преимущество уменьшения накладных расходов и обеспечивает гибкую рабочую схему. Однако, внедрение стиля жизни 24/7 среди заказчиков и клиентов негативно влияет на жизнь служащих из-за вторжения в их домашнюю жизнь, создавая даже большее количество электронных сообщений, так как более трети менеджеров носят КПК. Искушению проверить вашу почту поздно ночью или на выходных – вдруг пришло важное сообщение -- трудно противостоять, так же как и желанию ответить на сообщение немедленно после прочтения.
   Питер Томсон (Peter Thomson), директор The Future Work Forum в колледже Henley Management College, заметил: «Наше исследование подтвердило, что использование электронной почты вышло из-под контроля, часто приводя людей к замешательству и инертности. Оно также нарисовало черную картину бесшумных офисов, в которых коллеги больше переписываются по электронной почте, чем общаются лицом к лицу. Однако, есть решение и очень простое – произвести телефонный звонок через головную гарнитуру и начать переговоры, а email должен использоваться лишь для подтверждения договоренностей и того, что уже было согласовано по телефону».
   Филип Ванхотт (Philip Vanhoutte), управляющий директор европейского отделения Plantronics, прокомментировал: «Наши результаты показали, что телефон используется как вторичное средство коммуникации, а email – как первое, несмотря на то негативное влияние, которое оно оказывает на продуктивность, благосостояние, и конечную прибыль компании. Менеджерам необходимо поощрять более активное использование телефона и учить людей эффективному использованию широкому диапазону продуктов ИКТ для поддержки процесса принятия решений, налаживания связей и увеличения гибкости сотрудников».